eller godkänn deltagare innan de kan fullborda sin bokning

I Simple Signup kan du lägga in en spärr som gör att en deltagare inte kan fullborda sin bokning till ett event utan att du som arrangör godkänner bokningen. Funktionen kan du använda om du tex:

* måste fylla ett visst antal platser för att ett event ska bli av. Då låter du gäster förboka, när du vet att eventet blir av godkänner du bokningarna och gästerna som vill gå kan fullborda.

* har ett litet maxantal och vill välja vilka av bokningarna som ska få komma

* vill kolla att deltagarna har rätt att vara på med på eventet innan de får boka, tex kanske de måste vara medlemmar i er förening eller ha en viss försäkring.

Så här funkar det:
* du lägger upp eventet och får en bokningssida precis som vanligt
* deltagarna ansöker/förbokar men kommer aldrig till kvittot utan får ett meddelande om att deras bokning skickas till arrangören för godkännande
* du får ett mail om att du har bokningar att godkänna/neka
* du loggar in och godkänner/nekar varje bokning med 1 klick, ja eller nej. Det finns ingen tidsgräns för när du måste godkänna en bokning.
* deltagaren får ett mail med besked om att deras bokning blivit godkännd. i mailet finns en länk där de kan konfirmera sin bokning och betala om de ska det.
* efter fullbordad anmälan/betalning får deltagaren, precis som vanligt,  kvitto samt mail och SMS bekräftelse

* du kan när som helst logga in och se vilka som ansökt/förbokat och vilka som fullbordat sin bokning efter att ha blivit godkännda

Du aktiverar funktionen under ”Fler funktioner” när du loggat in och öppnat eventet.

Funktionen rabattkoder hjälper dig att ge vissa deltagare rabatt på priset.  Rabattkoder fungerar bara med betalningar via payson.

Du kan skapa egna ”kodord” som ger dina deltagare rabatt på bokningar. Koderna lägger du till när du har lagt upp ditt event. Du hittar ”Rabattkoder” i eventmenyn.

Innan du använder funktionen vill vi tala om att:

* Det fungerar inte att göra bokningar helt gratis med hjälp av rabattkoder.
Vill du ge bort gratisplatser rekommenderar vi att du skapar ett extra event för dessa. Gör det eventet hemligt och ge länken bara till dem som ska få gå gratis.

* Har du MOMS på ditt event ska du tänka på att rabatten dras av på priset inklusive moms, samt att rabattkoderna bara funkar med 25% moms

Ge oss gärna feedback om du har frågor eller synpunkter på rabattkoderna!

Har du flera biljettyper till ditt event ska du sätta den du vill sälja flest av (oftast den dyraste) högst upp. Ett vanligt fel är att lista sina biljetter i prisordning, lågt till högt.

Tex:
Konferens förmiddag         1.000 kr
Konferens eftermiddag      1.000 kr
Eftermingel och middag        500 kr
Heldag inkl allt                      2.500 kr

Vill du ha flest heldagsbokningar är detta FEL sätt!

RÄTT är istället att skriva så här, så kommer du få fler bokningar till heldagen:

Heldag inkl allt                      2.500 kr
Konferens förmiddag         1.000 kr
Konferens eftermiddag      1.000 kr
Eftermingel och middag        500 kr

När du lägger upp ett event med betalningar kan du välja att tillåta fakturabetalning.

Faktureringen funkar som följer:

- Deltagaren anmäler och väljer fakturabetalning
- Fakturan visas på skärmen och deltagaren får ett mail med länk till fakturan
- Deltagaren skriver själv ut sin faktura. Vi skickar inte ut någon fysisk faktura, och du behöver inte heller göra det.
- På fakturan står ingen sista betalningsdag utan ”Betala så fort som möjligt för att konfirmera din bokning”
- Deltagaren finns nu i din deltagarlista som ”Fakturerad”. (För att se fakturerade deltagare öppna deltagarlistan och välj ”Fakturerade” i rullgardinsmenyn.)
- Deltagaren betalar fakturan till oss
- När fakturan är betald flyttas deltagaren från ”Fakturerad” till din riktiga deltagarlista som innehåller bara betalda bokningar
- Vi skickar inga påminnelser till dem som inte betalar

Mer om våra erfarenheter av fakturabetalningar:

Generellt så rekommenderar vi inte fakturabetalning. Du får alltid problemet att någon inte betalar innan eventet. Kör bara korbetalning och du vet att alla har betalat. En vanlig uppfattning är att ”stora företag kan inte betala med kort”. Vi hör ofta ”mina kunder är från Ericsson oh Telia de måste få en faktura”. Vår erfarenhet är att det inte stämmer. På stora företag har nästan alla egna företagskort att betala med. Dessutom vet vi av erfarenhet att många stora företag inte betalar fakturor i tid, så du kan få vänta länge på dina pengar.

Vi får ibland frågor om ”Frågeformulär” för deltagare. I anmälningsformuläret till ditt event kan du lägga in precis vilka frågor du vill. Du får ut svaren i xls och kan analysera dem där. Vill du göra ”marknadsundersökningar” eller andra uppföljningar efter ditt event kan du naturligtvis använda Simple Signup, men vi rekommenderar att du använder någon av de riktigt bra tjänster som finns för det. Tex Google forms, eller Survey Monkey. (Om du undrar varför vi inte bygger in det i vår tjänst är svaret:  vi tycker de tjänster för frågeformulär som finns är så bra att det är bättre att du använder dem och vi fokar på att göra en riktigt bra eventtjänst istället

Vi har nyligen fått flera frågor om hur man hanterar felbokningar. Vi kan tyvärr inte hjälpa till med att flytta bokningar mellan event eller mellan biljettyper/bokningstyper. Är det ett gratisevent du arrangerar kan du själv ta bort en bokning och låta din gäst boka om. Är det en betald bokning kan vi hjälpa dig att återbetala och ta bort en bokning.

Vi får ofta frågan om event på engelska. Vill du har alla texter i ditt event på engelska kan du få det genom vår engelska sida www.simpleeventsignup.se  – eller använd helt enkelt den amerikanska flaggan i övre högra hörnet på sajten.

När du lägger upp ditt event därifrån blir allt på engelska. Du kommer fortfarande att se alla dina event, både eng och svenska under samma login. Du kan dock inte ändra språk i efterhand så börja på rätt sida, eng eller sve!

Vill du bifoga dokument på din eventsida? eller på kvittot till dem som bokar? Lägg det på någon server där du kan dela det (tex Google docs, Dropbox eller box.net ) och länka till det.

Beskrivningen av eventet kan se konstig ut på eventsidan om du kopierar in den den från Word när du skapar eventet. Skriv direkt i fältet istället för att kopiera. Eller, om du har en lång text i word, kopiera den först till text (tex wordpad eller txtmate) och klistra sedan in de under ”Beskrivning”.

Vi bjuder på SMS kvitton till alla som bokar! Tidigare har bara de som betalat för sin bokning fått SMS bekräftelse. SMSen har varit upsakattade bland deltagarna, så nu skickar vi dem till alla som bokar.

Passa också på att använda vår automatiska SMS-tjänst till att skicka fler meddelanden till dina deltagare före, under och efter eventet. Du hittar den när du loggar in och öppnar ditt event.